Politica de Confidențialitate

• Szilveszter Izolda-Hajnalka, persoană fizică, sub marca EXI Moments
• Adresa: Fabricii nr.6, Miercurea-Ciuc, 530153, Harghita, Romania
• Telefon: +40 754 638 350
• E-mail: hello@exi-moments.ro

Operatorul este aceeași persoană care închiriază ciubărul (vezi punctul 1 din T&C).

Nu a fost desemnat, deoarece art. 37 GDPR nu îl impune. Pentru întrebări privind protecția datelor ne poți scrie la adresa de e-mail de mai sus.

Contract (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR): datele necesare rezervării și închirierii. Obligație legală (lit. c)): de exemplu declararea fiscală. Interes legitim (lit. f)): de exemplu securitate, probă, apărarea unor drepturi. Consimțământ (lit. a)): de exemplu statistici, recenzii, fotografii — îl poți retrage oricând, fără a afecta prelucrarea anterioară.

Date: nume, adresă de e-mail, telefon, adresa de livrare, perioada solicitată, observații.

Scop: analiza cererii, trimiterea solicitării taxei și a confirmării, comunicarea telefonică sau prin e-mail.

Temei juridic: contract, respectiv demersuri anterioare încheierii contractului (lit. b)).

Cât timp le păstrăm: dacă nu se încheie contractul (cerere respinsă sau anulată, taxă neachitată), le anonimizăm după 6 luni; altfel, conform lit. B).

Date: datele de la lit. A), precum și domiciliul, datele de identificare (CNP, iar pentru locatarul străin numărul pașaportului sau al cărții de identitate), prețurile și plățile (taxa de rezervare, modalitatea de plată, restituirea), contractul în format PDF, imaginea semnăturii, data și modul semnării (online, la fața locului sau pe hârtie), la semnarea electronică adresa IP și datele browserului, iar la contractul semnat pe hârtie copia scanată.

Scop: încheierea, dovedirea și executarea contractului (livrare, plată, ridicare).

Temei juridic: contract (lit. b)); pentru datele semnării, interes legitim (lit. f)) — probă; pentru datele de identificare, obligație legală (lit. c)), vezi lit. C).

Cât timp le păstrăm: 5 ani de la data de 1 iulie a anului următor celui al închirierii (termenul de prescripție fiscală, art. 110 Cod de procedură fiscală), apoi le ștergem.

Date: numele, domiciliul și datele de identificare ale locatarului, copia contractului și chiria.

Scop: locatorul, ca persoană fizică, înregistrează contractul la administrația fiscală (formularul C168) în cel mult 30 de zile de la încheiere și plătește impozitul pe venit.

Temei juridic: obligație legală (lit. c)) — art. 83 alin. (5) Cod fiscal și ordinul ANAF de aplicare.

Destinatar: Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF), prin Spațiul Privat Virtual (SPV).

Cât timp le păstrăm: conform lit. B).

Date: datele locației (apă, acces, suprafață, evacuarea apei uzate, animale, intrare), observații libere, numele și telefonul persoanei de contact de la fața locului.

Scop: planificarea livrării și a instalării în siguranță.

Temei juridic: contract (lit. b)); dacă persoana de contact este altcineva, interes legitim (lit. f)) — organizarea livrării.

Cât timp le păstrăm: 1 an de la sfârșitul închirierii.

Persoana de contact de la fața locului poate fi și altcineva (de exemplu gazda cazării). Datele ei le primim de la locatar; te rugăm să o informezi despre această politică.

Date: fotografii ale ciubărului la predare, la ridicare sau în caz de daună (pe care se poate vedea și locația), descrierea daunei, costul reparației, lista de verificare la predare.

Scop: consemnarea stării ciubărului, soluționarea pretențiilor de despăgubire.

Temei juridic: contract (lit. b)) și interes legitim (lit. f)) — valorificarea unor drepturi.

Cât timp le păstrăm: conform lit. B); în cazul unui litigiu în curs, până la soluționarea acestuia.

Date: adresa de e-mail, linkul de autentificare de unică folosință, limba aleasă, rezervările asociate contului.

Scop: urmărirea rezervării, completarea chestionarului, semnarea contractului, trimiterea unei recenzii sau a unor fotografii.

Temei juridic: contract (lit. b)).

Cât timp le păstrăm: până la ștergerea contului; îl poți șterge singur din portal (vezi punctul 5).

Date: nota, textul recenziei și numele afișat ales de tine; fotografiile încărcate și descrierea lor.

Scop: afișarea recenziilor și fotografiilor aprobate pe site; pentru recenzie și fotografie oferim o reducere la următoarea rezervare.

Temei juridic: consimțământ (lit. a)) — îl dai prin trimitere. Îl poți retrage oricând prin e-mail sau prin ștergerea contului, iar atunci le eliminăm.

Cât timp le păstrăm: până la retragerea consimțământului.

La încărcare browserul salvează din nou fotografia, astfel încât datele ascunse (de exemplu localizarea GPS) de regulă nu ajung la noi. Cel mai sigur este să dezactivezi localizarea fotografiilor pe telefon.

Date: nume, adresă de e-mail, telefon, mesaj, adresă IP.

Scop: anunțarea ta dacă ciubărul se eliberează în perioada dorită; adresa IP pentru prevenirea abuzurilor.

Temei juridic: demers anterior încheierii contractului, la cererea ta (lit. b)); pentru adresa IP, interes legitim (lit. f)).

Cât timp le păstrăm: după 6 luni o închidem, iar după 1 an de la înscriere o ștergem.

Date: adresa de e-mail și numărul de telefon ale unui locatar care a încălcat grav contractul.

Scop: respingerea automată a cererii de rezervare dacă adresa de e-mail sau telefonul coincid (vezi punctul 4).

Temei juridic: interes legitim (lit. f)) — protecția ciubărului și a locatorului.

Cât timp le păstrăm: cât timp motivul interdicției subzistă, dar cel mult 3 ani.

Date: ce ai acceptat (T&C, luarea la cunoștință a Politicii de confidențialitate, excluderea dreptului de retragere, opțiunea privind cookie-urile), când și ce versiune, datele browserului, adresa IP sub formă criptată ireversibil, cu sare (hash) — nu adresa IP în sine — și, dacă ai acceptat statisticile, identificatorul statistic.

Scop: dovada acceptării condițiilor, respectiv a opțiunii privind cookie-urile.

Temei juridic: obligație legală (lit. c)) — dovedirea consimțământului (art. 7 alin. (1) GDPR); interes legitim (lit. f)) — probă.

Cât timp le păstrăm: opțiunea privind cookie-urile 1 an, acceptările de la rezervare 3 ani.

Date: identificator statistic pseudonimizat (cookie-ul exi_session), pagina vizitată, clicuri și evenimente de formular, pagina de proveniență (fără partea de interogare — de exemplu codul secret al linkului de rezervare), browser, limbă, hash-ul cu sare al adresei IP; precum și măsurătorile Vercel Web Analytics și Speed Insights (afișări de pagină, viteza de încărcare), care nu folosesc cookie-uri.

Scop: să vedem ce pagini și funcții funcționează bine și să îmbunătățim site-ul.

Temei juridic: consimțământ (lit. a)) — îl dai în banda de cookie-uri și îl poți retrage oricând cu butonul „Setări cookie” din subsolul paginii.

Cât timp le păstrăm: datele noastre statistice le ștergem după 90 de zile; măsurătorile Vercel le vedem agregat, pe durata prevăzută de serviciul Vercel.

Date: adresa IP pentru limitarea frecvenței cererilor de rezervare și a înscrierilor pe lista de așteptare; jurnalul operațiunilor privind rezervarea, contractul și contul (de exemplu semnarea online, ștergerea contului), cu adresa de e-mail și adresa IP.

Scop: protecția site-ului și a datelor, prevenirea abuzurilor, trasabilitatea operațiunilor.

Temei juridic: interes legitim (lit. f)); securitatea datelor este și o obligație potrivit art. 32 GDPR.

Cât timp le păstrăm: adresa IP pentru limitarea frecvenței 7 zile; jurnalul operațiunilor îl anonimizăm după 3 ani.

Mesajele legate de rezervare (primirea cererii, solicitarea taxei, confirmarea cu contractul, contractul semnat, anularea, linkul de autentificare) le trimitem pentru executarea contractului (lit. b)).

După închiriere îți cerem o singură dată o recenzie și îți oferim o reducere la următoarea rezervare. Temeiul este interesul legitim (lit. f)): oferim unui client existent un serviciu similar (art. 12 alin. (2) din Legea nr. 506/2004). Dacă nu dorești, răspunde la e-mail și nu îți mai trimitem. Nu trimitem newslettere.

Corespondența o păstrăm pe durata prevăzută la lit. B).

Următorii furnizori prelucrează datele în numele nostru, potrivit condițiilor lor privind prelucrarea datelor (DPA):

• Supabase Inc. (SUA) — baza de date, stocarea fișierelor (contracte, semnături, fotografii) și autentificarea în portal. Datele se află în Uniunea Europeană, pe un server din Irlanda (AWS eu-west-1). Calendarul de rezervări se conectează la acest server și direct din browserul tău.
• Vercel Inc. (SUA) — găzduirea site-ului. Prelucrarea pe server are loc în UE, la Dublin (Irlanda); conținutul static este livrat de serverele Vercel din întreaga lume. Cu consimțământul tău, măsurătorile Web Analytics și Speed Insights.
• Resend Inc. (SUA) — trimiterea e-mailurilor (confirmare, solicitarea taxei, contractul PDF, linkul de autentificare).
• Cloudflare Inc. (SUA) — serviciul de nume de domeniu și redirecționarea mesajelor trimise la hello@exi-moments.ro.

Mesajele trimise nouă și notificările de rezervare ajung în căsuța Gmail a locatorului, operată de Google (Google Ireland Ltd., respectiv Google LLC, SUA).

Furnizorii de mai sus sunt societăți americane sau au societăți-mamă americane, astfel încât datele pot fi accesate și din SUA (de exemplu pentru operare sau asistență), iar trimiterea e-mailurilor poate implica prelucrare în SUA. Transferul se bazează pe clauzele contractuale standard adoptate de Comisia Europeană (SCC) și — acolo unde furnizorul este certificat — pe Cadrul UE-SUA privind protecția datelor (DPF) (art. 45 și 46 GDPR).

Către ANAF, conform punctului 2 lit. C). Către alte autorități (de exemplu poliție, instanță, ANPC, ANSPDCP) numai în temeiul unei obligații legale, la solicitare. Nu vindem date și nu le transmitem nimănui în scop de publicitate.

Recenzia aprobată (cu numele ales de tine) și fotografia aprobată pentru galerie sunt vizibile pe site pentru oricine (punctul 2 lit. G)).

Dacă adresa de e-mail sau telefonul dintr-o cerere de rezervare figurează pe lista de interdicție (punctul 2 lit. I)), sistemul respinge automat cererea. Includerea pe listă a fost decisă anterior de locator, individual. Poți cere ca decizia să fie reanalizată de o persoană și îți poți exprima punctul de vedere. Nu folosim alte decizii automatizate sau crearea de profiluri.

• Acces (art. 15) — poți afla ce date prelucrăm despre tine și poți cere o copie.
• Rectificare (art. 16) — corectăm datele inexacte.
• Ștergere (art. 17) — le ștergem, cu excepția celor pe care legea ne obligă să le păstrăm (de exemplu contractul pentru declararea fiscală).
• Restricționare (art. 18) — de exemplu pe durata unei neînțelegeri.
• Portabilitate (art. 20) — primești într-un format care poate fi citit automat datele prelucrate în baza contractului sau a consimțământului.
• Opoziție (art. 21) — împotriva prelucrării întemeiate pe interesul legitim.
• Retragerea consimțământului (art. 7 alin. (3)) — statistici: cu butonul „Setări cookie” din subsol; recenzie, fotografie: prin e-mail.

Scrie-ne la hello@exi-moments.ro. Răspundem în cel mult o lună (art. 12 alin. (3) GDPR); pentru cereri complexe termenul se poate prelungi cu două luni, iar despre aceasta te anunțăm. Înainte de a da curs cererii îți putem verifica identitatea.

În portal poți descărca singur datele de bază ale contului (JSON) și îți poți șterge contul. La ștergere închidem contul din portal, eliminăm fotografiile și recenzia ta, iar de pe fișa de client și de pe rezervări ștergem numele, adresa de e-mail, telefonul, adresele și datele de identificare. Contractele încheiate le păstrăm pe durata prevăzută la punctul 2 lit. B), pentru declararea fiscală. O copie completă sau ștergerea o poți cere și prin e-mail.

Poți depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) — B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, București 010336, tel. +40 318 059 211, e-mail: anspdcp@dataprotection.ro, dataprotection.ro. Te poți adresa și autorității din statul membru UE în care locuiești sau lucrezi.

Pentru rezervare sunt necesare numele, adresa de e-mail, telefonul și adresa de livrare, iar pentru contract domiciliul și datele de identificare; fără ele nu putem încheia contractul. Datele din chestionar sunt necesare pentru livrarea în siguranță. Toate celelalte (statistici, recenzie, fotografii, lista de așteptare) sunt opționale.

Detalii în Politica privind cookie-urile.

Dacă prelucrarea se schimbă, actualizăm politica; versiunea în vigoare se află întotdeauna pe această pagină, cu numărul versiunii și data intrării în vigoare. Contractul de închiriere indică versiunea în vigoare la încheierea lui.